In un mondo in cui chiunque in ufficio è saturo di attività e stressato per le continue emergenze, un concetto praticamente sconosciuto ai più emerge con forza.
Trasformare i propri processi di lavoro quotidiani utilizzando il concetto di Flusso (Terzo Principio della Metodologia Lean) è il modo migliore per eliminare pratiche ed attività che sono dettate dall’abitudine più che dal Valore che generano per i propri clienti – interni ed esterni -.
Continua a leggere per scoprire cosa si intende per flusso e come puoi cominciare ad usarlo a partire dai processi più semplici e banali…come preparare la colazione!
Cos’è il Flusso?
“Creare flusso dove possibile” è il terzo dei 5 Principi del Toyota Production System – più conosciuto in tutto il mondo come Lean Production o Lean Manufacturing.
La filosofia Lean si concentra sulla eliminazione di attività non necessarie e sull’ottimizzazione delle attività che creano valore per il cliente, e il flusso è un mezzo per raggiungere questo obiettivo.
Se un processo è l’insieme di tutte le attività che servono per trasformare un input in un output (servizio o prodotto che vendiamo al cliente), il flusso è il modo in cui vogliamo che queste attività siano disegnate: senza interruzioni.
I 7 Sprechi Lean
Le interruzioni al flusso sono state codificate da Taiichi Ohno considerato il “papà” del Lean nei 7 Sprechi (Muda):
- sovrapproduzione
- difetti
- attese
- scorte
- movimentazioni
- trasporti
- sovrapprocessi
Gli Sprechi sono attività a non valore aggiunto, concetto che presentato negli uffici mi porta spesso a discutere!
Il Valore nella metodologia Lean è qualsiasi attività o fase nel processo che risponde sì a queste 3 domande (a tutte queste 3 domande):
- il cliente è disposto a pagarla?
- trasforma l’informazione o il prodotto?
- è fatta giusta al primo colpo?
Se almeno una delle risposte è NO allora vuol dire che quella attività o fase è candidata all’eliminazione.
Come Trovare Gli Sprechi Per Creare Flusso
Il punto di partenza per ogni attività di miglioramento è l’osservazione (noi Lean Practitioners usiamo la Value Stream Mapping, la mappatura del flusso di valore per disegnare il processo e analizzarlo con dati e fatti in modo da poterlo trasformare).
Osserviamo il nostro processo:
- quali sono le fasi principali?
- quali di queste fasi sono a Valore Aggiunto e quali no?
- come posso fare per eliminare gli Sprechi e far scorrere il processo senza interruzioni?
Dalla Colazione in Cucina ai Processi di Ufficio: Valore – Fasi – Flusso
Il metodo Lean ed il suo concetto di Flusso si possono applicare a qualsiasi processo. Troppo spesso si crede che sia un approccio legato solo alla produzione (nasce da lì, ma ormai è sdoganato anche nelle aziende di servizi) ed anche che sia lungo e complesso da imparare ed applicare.
Io credo che la parte più difficile sia mettere in discussione lo status quo. Se siete convinti che si è sempre fatto così quindi non c’è altro modo per farlo, beh, continuerete a correre tutto il giorno per ritrovarvi la sera stanchi morti, con straordinari da fare e la To Do List intonsa.
Se invece volete sperimentare subito come trasformare un processo in un processo Lean, seguitemi in cucina!
La Colazione Lean
Due degli Sprechi più facilmente individuabili e che possono essere eliminati con qualche intervento di ordine, pulizia e razionalizzazione degli spazi, sono movimentazioni e trasporti.
Per movimentazioni intendiamo tutti i movimenti inutili che l’operatore fa per eseguire le sue attività; trasporti sono i movimenti che fanno merci e prodotti (tipo tutte le volte che portate in giro carte e faldoni per essere firmati, o che spostare un ordine di acquisto da un software ad un altro duplicandolo e “smanacciandolo”).
Cosa ho fatto per rendere il mio processo Fare Colazione più fluido possibile?
- ridotto gli spostamenti inutili: da preparare il caffé al sedermi per mangiare i miei movimenti sono sequenziali. Mi sposto da sinistra verso destra finché non sono seduta al bancone.
- ergonomia: tutti i materiali e gli strumenti che mi servono sono posizionati vicino alla fase nella quale mi servono ed a portata di mano nella giusta quantità. Ogni volta che finisco il caffé, ad esempio, ripristino la scorta minima che sta nella dispensa, ma in cucina ho solo la quantità che mi serve (nel dosatore).
- autonomazione: (automazione con tocco umano) uso la moka elettrica così la posso programmare e comunque non devo controllarla mentre preparo il cibo.
- standardizzazione: ho 3 tipi di colazione (frullato – nel video -, omelette con prosciutto e formaggio, toast con prosciutto e formaggio) e per tutte il flusso è standard nelle fasi 1, 3 e 4. Cambia solo la fase 3 perché uso strumenti diversi (frullatore, padella, tostapane) che sono comunque posizionati dove eseguo l’attività – seguendo la stessa logica di eliminazione di spreco e attività inutili.
Forse decidere la mattina cosa mangiare, improvvisando, o andare avanti ed indietro per dispensa e sportelli ti sembra una cosa assolutamente naturale ed innocente, ma ti lascio con queste due riflessioni:
- il potere decisionale del nostro cervello è limitato: se lo usi per decidere stamattina cosa mangi a colazione, stai eliminando almeno una decisione importante che dovresti prendere al lavoro o per la tua vita. Ne vale la pena?
- se misuri quanto tempo perdi in quei movimenti, e quante volte li fai alla settimana, ti rendi conto, forse, che non ti servono gli straordinari, ma una buona dose di realismo sullo stato dei tuoi processi.
Conclusioni
Il flusso è un concetto centrale nella metodologia Lean che mira a creare un valore per il cliente con il minimo spreco possibile. Applicare il flusso ai processi quotidiani può migliorare l’efficienza e la produttività, ridurre lo stress e migliorare la qualità della vita.
Creare un flusso efficiente richiede l’identificazione delle attività che creano valore, l’ottimizzazione del processo ed il monitoraggio costante. Prova ad implementare il flusso nella tua vita quotidiana e noterai una significativa differenza nella tua produttività e benessere.